Vad har GDPR med utskrifter att göra?

Den nya Dataskyddsförordningen GDPR som ersätter PUL och som bland annat reglerar hur personuppgifter hanteras av företag och myndigheter är ett hett ämne för närvarande.

De flesta relaterar nog i första hand detta till datorer och databaser, men vi har bett Fredrik Haraldsson som är tekniskt ansvarig för utskrifter inom Office att förklara hur GDPR påverkar utskriftsflödena.

Vad har GDPR med utskrifter att göra?

–   Det är hela IT-infrastrukturen som ska ses över. Man kan inte lämna skrivare och MFP utanför.

Vad är riskerna inom utskrifter?

–  Uppenbara risker är att dokument som innehåller personuppgifter hamnar i fel händer vid skrivare eller att dokument innehållande personuppgifter skickas till fel skrivare. Jag tycker också att man ska försöka undvika att skicka okrypterad data över nätverket.

Vilka lösningar finns det på marknaden för att göra utskriftsprocessen säker i det här avseendet?

– Det finns system som säkrar utskriftsprocesserna och som dessutom är väldigt smidiga att använda för de som skriver ut. Såna här system kan man införa utan att investera  i ny hårdvara. Det är inga stora pengar, men väldigt säkert.

Hur påverkar det användaren?

–   Inga utskrifter kommer ut i skrivaren utan att behörig användare har frisläppt dem. Användaren loggar in sig vid skrivaren genom att t ex hålla kort eller tag mot skrivaren och autentiserar därmed sig själv och får tillgång till sina egna utskrifter. Det finns andra sätt för användaren att autentisera sig på som exempelvis PIN-kod, men kort eller tag är vanligast. Processen för användaren är i regel väldigt enkel.

Vad ska IT-avdelningen tänka på?

–   Förutom att det ska bli enkelt för användarna så bör IT-avdelningen ha på sin agenda valet av lämpligt protokoll för kryptering.

GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. Hur akut är det att göra något åt skrivarna?
–   Jag tycker att man ska arbeta systematiskt med hela GDPR-frågan och ta det i den takt man själv klarar av och vi på Office stöttar gärna det arbetet.