Vi behöver alla se över vårt tänkande angående möten och tillgänglighet

Victoria Bäckström på Contrado Redovisning berättar om hur de genom att införa ett system för videomöten har ökat hållbarheten och samtidigt förbättrat det dagliga arbetet på sina sju kontor för både medarbetare och kunder.

När Victoria började sin anställning för snart 11 år sedan på Contrado Redovisning fanns bara två kontor och när de skulle ha möten tog de bilen för att ta sig mellan kontoren. 

Utmaningen – kostsamma och tidskrävande resor

Allteftersom tiden gick och företaget växte till att ha sju kontor och cirka 50 anställda har de haft flera diskussioner om hur kostsamt och tidskrävande det var att köra mellan kontoren till kund- och personalmöten. Det blev många mil och många timmar. Det slet på medarbetarna och kostade en massa pengar för företaget. För att inte tala om faran med att vara ute på vägarna hela tiden.

Det funkade helt enkelt inte till slut. En hel dag kunde gå bort för att ha ett möte med en kund.

Lösningen blev ett säkert videomötes-system

Bra och effektiva möten är idag verksamhetskritiskt. Office har arbetat med mötesteknik i över 10 år. På inrådan av deras kontaktperson på Office i Sundsvall, Anders Strid, använder sig Contrado idag av den senaste teknologin inom videokonferenser och onlinemöten –  StarLeaf. Den funkar på alla plattformar oavsett om man använder videosystem, mobilen, dator eller surfplatta.

Till skillnad från många andra videolösningar är StarLeafs mötestjänst baserad på dedikerade servers inom Europa och ISO/IEC27001-certifierad för att garantera att all data som genereras hanteras korrekt.

Office levererade en komplett fungerande helhetslösning som omfattas av mötestjänst, videosystem och appar. Systemet sattes upp i alla Contrados mötesrum och är alltid igång så det är otroligt enkelt att hoppa in och ha möte, utan att behöva oroa sig för att något med tekniken ska gå fel.

Resultatet lät inte vänta på sig

Framförallt har Victoria upplevt att tillgängligheten ökat enormt. När Contrado behöver ta in experthjälp från andra kontor behöver de inte längre binda upp en person en hel dag för ett kortare möte och eftersom de inte behöver ta med bilresan i beräkningen finns det fler tider att välja mellan.

– I kundmöten är det är viktigt att kunna sitta mitt emot varandra och kunna visa direkt i bokföringssystemet hur vi har gjort och tänkt. Kunden kanske har funderingar och frågor. Med videomöten får man ändå en känsla av att man träffas på plats. Man tar en kopp kaffe tillsammans på varsitt håll, säger Victoria.

De började se vinningen med StarLeaf på en gång. Victoria upplever att systemet är väldigt användarvänligt och att det har fungerat bra från första början. De har många kontor och ett stort spann på de anställdas ålder och alla hanterar StarLeaf utan några problem.

– Det vi också har märkt och som vi sett stora vinningar av är de mjuka värdena. T ex om ett barn är snorigt på morgonen och man behöver jobba hemifrån. Hjälp med barnpassning kanske inte finns eller så har man inte möjlighet att åka hemifrån tidigt på morgonen eller komma hem sent på kvällen. Då kan man ändå vara med på mötet online, tillägger Victoria.

Victoria tror att Contrados fortsatta användande av StarLeaf definitivt kommer att öka. De har pratat om detta på företaget ett tag nu, även före Corona dök upp i bilden, att de kommer öka användandet av videomöten, – framförallt av miljöskäl.

För tillfället undviker de, i den mån det är möjligt, att åka mellan sina kontor för att inte sprida Covid-19. 

För några veckor sedan hade Contrado ett möte, där så gott som alla kontorens 50 anställda deltog – även de som var hemma med förkylningssymtom. De kunde närvara på mötet via sin dator eller mobil och det funkade hur bra som helst enligt Victoria. Alla på företaget har StarLeafs app installerat på sina datorer eller mobiltelefoner. Victoria är imponerad av att det är så bra bild- och ljudkvalité även på mobilerna.

Är det en lösning du kan rekommenderar till andra?

– Absolut! Och framförallt i dessa Corona-tider. Jag tror att vi behöver börja tänka om. Det är inte hållbart som vi har hållit på. Det är så här vi måste få det att fungera helt enkelt. 

– Jag vill rekommendera det här – mycket för miljöaspekten. Vi behöver tänka på att inte resa så mycket. Vi sparar alla tid. Både kunder och vi själva och det är väldigt lätt att använda videosystemet. Lätt att skicka en inbjudningslänk till en kund, medarbetare eller någon annan. För oss har det funkat jättebra, avslutar Victoria Bäckström.

KORT OM FÖRETAGET

Contrado är en ISO-certifierad redovisningsbyrå med närmare 50 st anställda på 8 orter, från Örnsköldsvik i norr och Kalmar i söder. De erbjuder skräddarsydda lösningar inom bokföring och ekonomi.